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Les questions les plus fréquentes à propos de SOIREE

Les questions les plus fréquentes à propos de SOIREE infoservice 2018-05-29T14:14:58+02:00

En quoi SOIREE m’aide-t-il à organiser une soirée étudiante ?
Puis-je utiliser SOIREE quelle que soit la taille de la soirée à organiser ?
SOIREE est-il adapté pour organiser une soirée grand public ?
Qui est responsable en cas d’incident ou d’accident survenu lors d’une soirée?
Le fait d’utiliser SOIREE dédouane-t-il l’organisateur de ses responsabilités ?
Les documents reçus sur une requête peuvent-ils servir pour une organiser ultérieurement une autre soirée ?
Quels types de documents me sont envoyés ?
SOIREE est-il destiné plutôt aux organisateurs ou plutôt aux directeurs d’établissement ?
Je suis un ancien organisateur et je veux transférer mes crédits inemployés au nouvel organisateur de mon association ?
Comment ça marche ?
A quoi correspondent les différentes formules d’achat de crédits ?
Comment fonctionne l’abonnement ?

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1. En quoi SOIREE m’aide-t-il à organiser une soirée étudiante ?

La plateforme d’aide comme son nom l’indique est là pour aider, de façon intelligente et responsable :

l’organisateur d’une fête ou d’une manifestation étudiante à mettre en place ses activités et ses matériels en conformité avec la réglementation et en sachant évaluer les risques encourus lors de la soirée,
une direction d’établissement qui n’a pas forcément le temps ni les ressources en interne pour vérifier la conformité des activités et leur risque, évaluer si les stocks d’alcool prévus sont conformes aux recommandations OMS, ou pour conseiller tout simplement ses étudiants.

SOIREE fournit, à travers la réponse à une dizaine de questions très simples un certain nombre de documents dont certains sont purement réglementaires, d’autres des fiches de conseils et de préconisations, d’autres des demandes d’autorisation à envoyer remplies dans des délais qui sont mentionnés, d’autres, enfin, sont là pour aider très concrètement à l’organisation et à la détermination, dans une équipe d’organisateurs, du « qui fait quoi ».

2. Puis-je utiliser SOIREE quelle que soit la taille de la soirée à organiser ?

Oui.

En principe SOIREE doit vous aider dans tous les cas de figure et pour une grande diversité d’activités festives, y compris les évènements avec de petits effectifs.

Cela signifie que les documents délivrés seront différents suivant les cas. SOIREE doit vous permettre d’avoir une réponse, notamment en terme de sécurisation, appropriée et adaptée à la taille de la soirée, aux activités prévues lors de cette soirée, et à sa composition.

Il est évident que l’on ne demande pas le même niveau de sécurité, et que l’on n’a pas les mêmes obligations suivant les effectifs attendus -5 000 personnes cela ne se gère pas comme 50 !-, par exemple, ou le type d’activité, dont certaines sont réglementées, d’autres pas.

La réponse de la plateforme en tient compte mais apporte toujours une réponse, même dans des cas supposés évidents, et c’est cela qui est intéressant.

D’ailleurs, si la soirée prévue ne rentre pas dans les critères pré définis, un système de réponse experte est à la disposition de l’organisateur.

3. SOIREE est-il adapté pour organiser une soirée grand public ?

Oui tout à fait. Les soirées dites « grand public », c’est-à-dire ouvertes à l’extérieur, obéissent à des règlementations particulières, en fonction des effectifs, et du type d’activités prévues. SOIREE va donner une réponse qui en tient compte, et qui s’adapte aux critères de définition de la soirée.

C’est pourquoi il est très important de déterminer soigneusement et le plus sincèrement possible le type d’évènement qu’on organise, et ce à l’aide des critères de définition qui sont pré définis.

Si la soirée ou la manifestation envisagée ne rentre pas dans ces critères –il est toujours permis d’innover-, alors une question peut être posée de façon libre à un système expert qui apportera la réponse appropriée.

4. Qui est responsable en cas d’incident ou d’accident survenu lors d’une soirée?

Lors d’un incident ou/et d’un accident au cours d’une soirée, l’organisateur est toujours en première ligne. Lorsqu’il y a enquête et recherche des responsabilités, c’est toujours lui qui est entendu en premier. Cela ne veut pas dire qu’il sera toujours reconnu responsable de l’accident.

C’est l’enquêteur qui recueille et transmet des éléments permettant de mettre en cause tel ou tel organisme, association, ou une personne physique. C’est le procureur de la République qui qualifie les faits, ou bien dans des cas graves, c’est le tribunal qui détermine les condamnations.

Au civil on recherche le dédommagement d’un préjudice valorisé, au pénal on recherche un coupable à désigner.

Le responsable ainsi désigné après enquête ou après jugement, peut être soit une association, soit une personne physique… soit les deux.

5. Le fait d’utiliser SOIREE dédouane-t-il l’organisateur de ses responsabilités ?

En aucun cas le fait d’utiliser la plateforme ne dédouane l’organisateur de ses responsabilités, ni le directeur d’établissement, notamment en cas d’accident grave.

La bonne utilisation des documents de la plateforme permet, néanmoins, de répondre à une obligation de moyens, et non de résultats. Le risque zéro n’existe pas, mais il sera toujours reproché à un organisateur, ou à un directeur d’établissement de n’avoir pas mis tout en œuvre pour éviter l’accident, de n’avoir rien mis en œuvre en prévention.

SOIREE a été conçu pour répondre à l’obligation de moyens. C’est un outil de prévention, et d’évaluation des risques.

6. Les documents reçus sur une requête peuvent-ils servir pour une organiser ultérieurement une autre soirée ?

Oui et non. Il est certain que certains de ces documents peuvent être réutilisables pour une soirée aux effectifs et aux caractéristiques analogues.

Attention toutefois : les textes évoluent assez rapidement. SOIREE est mis à jour régulièrement, notamment pour ce qui concerne la règlementation et c’est d’ailleurs, ce qui justifie que l’accès soit payant. La maintenance coûte cher, mais elle permet d’assurer un service adapté et sécurisant pour l’utilisateur.

C’est important, notamment pour les activités prévues, lors de ces soirées, qui sont, le plus souvent, très réglementées.

7. Quels types de documents me sont envoyés ?

Plusieurs types de documents vous sont envoyés :

Des documents pratiques pré rédigés, pour faire vos déclarations, demandes d’autorisation ou dépôts de dossiers,
Des tableaux pratiques d’aide à l’organisation, et au qui fait quoi, surtout utiles dans les grandes manifestations, mais qui sont facilement adaptables à des petites fêtes entre vous,
Des conseils et préconisations, spécifiques et/ou généraux pour vous aider à sécuriser votre évènement étudiant,
Des définitions et des textes réglementaires, à consulter en tant que de besoin

De plus, SOIREE vous indique quel est votre niveau de risque, de quel dispositif de secours à la personne votre manifestation relève, vous aide à calculer votre stock d’alcool, et votre service d’ordre interne.

Cela fait beaucoup, et tout ne vous sera pas utile, mais qui peut le plus peut le moins…..

8. SOIREE est-il destiné plutôt aux organisateurs ou aux directeurs d’établissement ?

SOIREE est destiné aux deux.

Il aide les organisateurs à être « dans les clous » aussi bien du bien de vue de la sécurité que de celui de l’organisation matérielle des festivités et des différentes activités prévues.

Il aide les directions qui doivent donner leur autorisation ou leur validation sur un évènement, en leur donnant les informations nécessaires au contrôle des déclarations faites par les organisateurs.

Il est conçu en fait, comme un outil de dialogue entre organisateurs et directions d’établissement. Il doit, en principe, rapprocher les deux, leur permettre de discuter du bon niveau de sécurisation à apporter, et des moyens à mettre en œuvre, en commun, pour y arriver.

9. Je suis un ancien organisateur et je veux transférer mes crédits inemployés au nouvel organisateur de mon association ?

Tout à fait.

Dans la rubrique « Mon compte » vous avez un item « Transférer mes crédits » qui est destiné précisément à cela. Cette rubrique comporte un code de transfert qu’il suffit de communiquer à l’utilisateur de votre choix, dès lors que cet utilisateur fait bien partie de votre association ou de votre établissement.

Les crédits ne seront effectivement retirés de votre compte que lorsque votre correspondant aura effectué le transfert vers son compte.

Si vous consommez de nouveaux crédits avant que le transfert ne soit réalisé, et que vous avez transféré plus de crédits que votre solde ne le permet, le code sera inopérant et il conviendra d’en produire un nouveau, correspondant au nombre de crédits effectivement en solde.

10. Comment ça marche ?

Le fonctionnement de SOIREE est très simple : vous créez un compte avec un login et un mot de passe associés à une adresse mail. Puis vous remplissez votre déclaration qui doit le plus fidèlement possible être conforme à la réalité. Il y a peu de champs à remplir mais presque tous sont obligatoires.

Dès votre déclaration faite il convient de l’enregistrer puis lorsqu’elle vous convient de la clôturer et d’accepter les conditions d’utilisation. Dès acceptation, un package de documents vous est accessible soit en cliquant sur un lien envoyé par mail, soit en cliquant sur votre liste de déclarations sur celle qui vous intéresse.

Les documents sont mis régulièrement à jour.

Si votre requête concerne un évènement dont les caractéristiques ne peuvent être décrites sur le formulaire de déclaration vous pouvez poser une question dans l’espace réservé à la question expert.

Dans le premier cas les documents sont prêts à être distribués par un serveur et sans délai, dans le deuxième cas, la question est examinée par une personne qui prendra contact par retour de mail avec vous pour déterminer au plus près les informations et documents dont vous avez besoin.

11. A quoi correspondent les différentes formules d’achat de crédits ?

Il existe quatre différentes formules d’accès à la plateforme :

L’accès client simple présente un tarif dégressif d’un montant de 30 € permettant 10 demandes (soit 3€ par demande), de 50€ pour 18 demandes, et de 100€ pour 40 demandes.
Dans ce cas, l’accès requête « expert » coûte 2 crédits supplémentaires, soit 6€ en plus de l’accès initial.

L’accès abonnement est utilisable en illimité par les écoles et leurs associations pour un forfait de 1K€ par an.
Cette formule donne droit à une éventuelle requête expert par évènement. Ce droit à requêtes est géré directement par l’administrateur de la plateforme et dépend de l’utilisation réelle qui en est faite par les bénéficiaires de l’abonnement. Les questions complexes, ou récurrentes sur des sujets identiques ou voisins vont saturer assez vite votre droit annuel de requêtes. En résumé, le stock de requêtes possibles sera d’autant plus élevé que l’utilisation en sera parcimonieuse !

Il existe aussi un accès institutionnel et un accès « sponsors » permettant d’apposer le logo de l’organisme ou de l’institution sur la page d’accueil de la plateforme.

12. Comment fonctionne l’abonnement ?

Lorsque vous prenez un abonnement (cf. réponse à la question 11), cela se passe de la façon suivante :

La personne habilitée à prendre l’abonnement et à engager, donc, les crédits de l’établissement, est identifiée par compte SOIREE, et reçoit, après son inscription un numéro d’abonnement et une date de validité. Elle est « titulaire » de l’abonnement.

Elle peut en faire bénéficier tous les membres de son établissement, dès lors qu’ils disposent d’un compte SOIREE.

Pour celà, elle se rend dans la rubrique « Mon compte » sur l’item « Partager un abonnement ». Elle génère alors un code personnalisé à usage unique, à partie de l’adresse de messagerie de l’utilisateur auquel il est destiné. Il lui suffit alors de transmettre ce code à l’utilisateur.

L’utilisateur se rend dans la rubrique « Mon compte » sur l’item « Bénéficier d’un abonnement » et colle le code obtenu dans le champ approprié. Il est alors automatiquement rattaché à l’abonnement qui lui a été transmis. Il n’en est pas titulaire et ne peut pas le transférer à sont tour.

Les abonnés, titulaires ou non, on droit à des requêtes « expert » dont le nombre dépend de la difficulté réelle des recherches à effectuer, du temps passé par l’ « expert » et la récurrence de questions identiques ou très voisines afin d’éviter les engorgements et/ou les abus.

L’abonnement a une durée de vie d’un an, jour pour jour.

Quand il a expiré, le titulaire doit prendre une nouvelle inscription d’abonnement et le transférer à nouveau à tous ses ayant-droits.